В этой статье речь пойдет о зарплатных ведомостях. Есть три унифицированные формы ведомостей по зарплате: расчетная (форма Т-51), платежная (форма Т-53) и расчетно-платежная ведомость (форма Т-49). Все три формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2014 г. № 1. Этим же постановлением утвержден и порядок их заполнения, с которым вы можете ознакомиться ниже. Каждая ведомость по зарплате имеет свое назначение и особенность, о чем мы поговорим подробнее в этой статье. Ниже вы также сможете скачать бланки ведомостей по зарплате и ознакомиться с образцами их заполнения.
Бланки ведомостей по зарплате
Расчетная ведомость - форма Т-51
Расчетная ведомость предназначена для расчета зарплаты и отражения начисления заработной платы работникам. В отличие от других форм расчетная ведомость не может использоваться для выплаты заработной платы. В связи с чем в этой форме отсутствует графа для проставления подписи работников.
Расчетные ведомости удобно использовать организациям и предпринимателям, которые осуществляют выплату зарплаты в безналичном порядке путем перечисления на зарплатные карты работников. В этом случае, так как наличные денежные средства работникам не выплачиваются, фиксировать факт выдачи зарплаты не нужно.
Скачать бланк формы Т-51 вы можете выше, а ознакомиться с образцом заполнения вы можете в специальной статье по приведенной .
Платежная ведомость - форма Т-53
В отличие от расчетной ведомости платежная ведомость - это ведомость на выдачу зарплаты работникам. Форму Т-53 могут использовать в хозяйственной деятельности организации и предприниматели, которые выплачивают сотрудникам зарплату наличными через кассу. Факт получения зарплаты фиксируется в платежной ведомости путем проставления подписи работника.
На общую сумму выданной работникам по платежной ведомости заработной платы должен составляться , реквизиты которого указываются в платежной ведомости.
Обратите внимание! Если в хозяйственной деятельности используется платежная ведомость, то наряду с ней должны оформляться и расчетные ведомости. При этом платежная ведомость нужна для выдачи зарплаты, а расчетная - для расчета и начисления заработной платы.
Образец заполнения платежной ведомости приведен .
Расчетно-платежная ведомость - форма Т-49
Для того чтобы упростить документооборот организаций и предпринимателей была утверждена смешанная форма - расчетно-платежная ведомость, в которой отражается и начисление и выдача зарплаты.
Также как и платежная ведомость, расчетно-платежная ведомость составляется только в том случае, если выплата зарплаты осуществляется наличными денежными средствами. При этом, ни расчетная, ни платежная ведомость не составляется.
Если же расчеты с работниками по зарплате переведены в безналичную форму, то расчетно-платежную ведомость в этом случае использовать нельзя.
С образцом заполнения расчетно-платежной ведомости вы можете ознакомиться .
Таким образом, предприниматели и организации могут самостоятельно выбрать, какие документы применять для расчета и выдачи зарплаты. Использовать единый документ - расчетно-платежную ведомость (форма Т-49) или же 2 документа - расчетную ведомость (форма Т-51) для расчета зарплаты, и платежную ведомость (форма Т-53) для выдачи зарплаты.
Ведомость по зарплате в любой форме должна составляться с учетом указаний, утвержденных Госкомстатом. Ознакомиться с этими правилами вы можете ниже.
Начисление зарплаты работникам, с которыми заключены трудовые контракты в компании, может оформляться несколькими документами. Использование конкретного бланка должно быть закреплено в учетной политике фирмы. В настоящее время в связи с развитием безналичного перечисления денег сотрудником на первое место выходит расчетная ведомость.
Этот документ оформляет бухгалтер-расчетчик в момент начисления зарплаты. Органами Госстата для него предусмотрена стандартизированная форма т 51. Фирма имеет право применять либо ее, либо на основе этого бланка разрабатывать собственный, учитывающий особенности деятельности предприятия.
Специализированные программы включают в себя унифицированный документ, который формируется автоматически после внесения необходимых сведений в определенные карточки. Возможно использование бланков, которые продаются в типографиях. Их заполняют вручную, произведя все нужные вычисления. Выплата денег работником при использовании этой ведомости осуществляется в основном с применением .
Также организация может использовать для начисления зарплаты такой бланк, как расчетно . Данный документ используют предприятия малого бизнеса для оптимизации документооборота. Расчетная ведомость отличается от последней тем, что она предназначена только для отражения формирования оплаты труда, выдавать по ней деньги сотрудникам нельзя.
После составления формы Т 51 на ее основе бухгалтер выписывает либо платежную ведомость, либо кассовые ордера на выплату.
Расчетная ведомость является базой для определения суммы НДФЛ по работникам, который компания должна перечислять в бюджет как налоговый агент. На ее же основе составляются ведомости для начисления взносов во внебюджетные фонды.
Форма т 51 подшивается в папку за прошедший месяц вместе со всеми приложениями к ней. Это могут быть расчеты по больничным листам, отпускным и т.д.
Образец заполнения расчетной ведомости по форме Т-51
Заполнение документа начинается с титульного листа. На нем указывается точное название фирмы, код согласно справочнику ОКПО. Если ведомость составляется для строго определенного отдела, то нужно записать его название в графе «Структурное подразделение». В противном случае там ставится прочерк.
Ниже, после названия бланка, указывается его порядковый номер, дата заполнения и даты отчетного периода, за который производится расчет зарплаты.
Оборотная сторона представляет собой большую таблицу, в которую заносятся данные по расчету зарплаты сотрудников. Она заполняется построчно, при этом каждая позиция соответствует одному работнику.
В графе 1 указывается номер строки в документе по порядку. Следующие графы 2-4 содержат личные данные о каждом рабочем, и переносятся в ведомость из личной карточки. В графе 2 записывается табельный номер сотрудника, в графе 3 - полностью Ф.И.О., в графе 4 - должность на предприятии. Графа 5 содержит данные об окладе или часовой тарифной ставке работника.
Графы 6-7
содержат количество отработанных дней в данном месяце, информация сюда переносится из табеля учета рабочего времени. В графу 6
вписываются сведения о рабочих днях, в графу 7
- об отработанных праздничных и выходных. Такое разделение необходимо, поскольку последние согласно законодательству оплачиваются в двойном размере.
Блок «Начислено» содержит в себе графы с 8 по 12. В столбцах 8-11 указываются начисления за месяц расчета согласно различным видам оплат (за отработанное время, премии, отпускные и т. д.). Графа 12 - это общая сумма начислений за период.
Графы с 13 по 15 входят в блок «Удержано и зачтено»
. В графе 13
записывается сумма подоходного налога, удержанного с сотрудника, в графе 14
- сумма предоставленных ему стандартных вычетов. При необходимости количество граф в данном разделе можно увеличивать, чтобы показать все причины удержаний сумм с работников. В графе 15
проставляется общая сумма удержаний.
Если на момент расчета зарплаты за сотрудником или предприятием числятся задолженности, их необходимо указать в графах 16-17 . Итоговая сумма, причитающаяся к выплате на руки, записывается в графе 18 .
Ведомость внизу подписывается ответственным работником, который ставит свою должность, подпись и расшифровку.
Расчетная ведомость (РВ) считается самым удобным документом для начисления зарплаты. Форма ее отработана многолетней практикой, закреплена законодательно и подходит как организациям, так и индивидуальным предпринимателям.
Чаще всего бланк ведомости используют предприятия, имеющие в штате несколько работников. Но ее успешно применяют и работодатели с одним сотрудником, упрощая сложный образец. По сути, это первичный документ, имеющий и соответствующий срок хранения.
Назначение РВ
Расчетная ведомость обозначена в нормативных актах под грифом Т-51. Эта унифицированная форма была утверждена еще в 2004 году Постановлением Госкомстата. Образец бланка взят с приложения к данному циркуляру. Основное предназначение ее это фиксация сумм, предназначенных к выплатам работникам предприятия. Здесь не ставятся подписи сотрудников в получении средств.
Обратите внимание: Формируется она как при оплате труда в виде наличных средств, так и переводе заработной платы на банковскую карту.
Существует еще и платежная ведомость, бланк которой имеет гриф Т-53, в котором отражаются уже начисленные средства, и работник расписывается в подтверждение получения денег. Ее используют только при оплате наличными.
Как выглядит РВ
Бланк Т-51 состоит из двух частей расположенных по обе стороны листа. Титульный лист содержит юридическое наименование работодателя (полное или сокращенное), соответствующее учредительным документам, ОКПО, название структурного подразделения (если оплата труда исчисляется по его работникам).
Кроме того, расчетная ведомость на заглавном листе содержит поля с описанием номера документа, даты его формирования, срока, за который проводится расчет. Некоторые реквизиты бланка разрешается менять, если того требует вид деятельности предприятия или способ обработки данных.
Другая сторона содержит унифицированную табличную форму, состоящую из 18-и столбцов и стольких строк, сколько работников в штате. Если на предприятии числится много сотрудников, листов с таблицами может быть несколько, все пронумерованы и общее количество вынесено в отдельное поле.
Бланк расчетной ведомости по заработной плате Т-51
Заполнение табличной части
Правила заполнения несложны. В строки бланка вносятся данные расчета по сотрудникам, одна строка – один работник. Суммы отражаются в рублях и копейках и округлений не допускается.
В строке надо заполнить следующие графы:
— номер по порядку;
— номер работника по табелю;
— Ф.И.О. сотрудника;
— занимаемая должность;
— величина оклада, тарифная ставка;
— сколько времени отработано (в часах);
— сколько часов отработано в праздники и выходные;
— начисления;
— изъятия и зачеты за прошлые переплаты (налоги в том числе);
— задолженность компании перед сотрудником;
— задолженность работника перед компанией;
— суммарный итог.
Результаты расчетов заработной платы каждому сотруднику отражаются в поле «к выплате» (№18). По сути, вычисление итога – это решение примера с одним неизвестным – суммой зарплаты.
Обратите внимание: Как только данная унифицированная таблица готова и подписана, вся информация из Т-51 должна быть перенесена в платежную ведомость с грифом Т-53.
Незаполненных полей быть не должно, если показатели отсутствуют, то ставится прочерк.
Образец заполнения расчетной ведомости Т-51 по зарплате
Срок оперативного хранения ведомости ограничен. Как только заканчивается период, отведенный для выдачи заработной платы (5 дней), напротив фамилии сотрудника, не получившего средства, в столбце «к выплате» ставится отметка «депонировано». Сведения о том, что конкретному сотруднику в положенный срок не произведена плата за труд, берется из платежной ведомости Т-53. При необходимости приводится ссылка на соответствующую информацию (ведомость или ордер).
По каким документам составляется?
Чтобы провести расчет по унифицированной форме Т-51 бухгалтеру требуются данные, которые содержатся в следующих документах предприятия:
- штатное расписание,
- табель, предназначенный для учета рабочего времени,
- документальные сведения о выработке продукции (если оплата сдельная),
- приказы или распоряжения о назначении поощрительных выплат (премий),
- приказы или распоряжения о назначении денежных санкций.
Для тех предприятий, которые используют компьютерную обработку данных, вся первичная информация заносится в базу данных и там находится на хранении. Автоматизированная система тоже должна функционировать на основе образца формы Т-51.
Кто составляет форму и кем она заверяется?
Расчетная ведомость создается бухгалтером, в обязанность которого входит, кроме того, последующая передача формы на хранение. В крупных компаниях для исчисления заработной платы выделяют отдельного сотрудника. Это связано с особой важностью мероприятий. Именно он ставит подпись под расчетом на последней странице унифицированной ведомости, причем следует привести и расшифровку с указанием должности и полных Ф.И.О. Виза руководителя здесь в отличие от Т-53 не ставится, поскольку по данному документу деньги не выдаются.
Расчетная ведомость составляется в единственном экземпляре по той причине, что он предназначен для внутреннего пользования.
Обратите внимание: По этой же причине в архиве предприятия срок хранения заполненного бланка составляет 5 лет, а не 75, как предусмотрено для кадровых сведений (Т-53).
Наиболее легким и надежным способом фиксирования выплат денежных средств работникам организации является расчетная ведомость по заработной плате. Рассмотрим детально: что должен включать в себя данный документ, кем утверждаться и как заполняться.
Денежные средства в ведомости
Расчетная ведомость по заработной плате содержит всю информацию о денежных начислениях каждого сотрудника предприятия. Помимо поступлений средств из фонда оплаты труда, здесь просчитаны и прочие возможные материальные и социальные выплаты. Но кроме денежных поступлений, в расчетной ведомости по заработной плате также прописываются и удержания денежных средств с того или иного работника. Таким образом, чтобы узнать конкретную сумму, которую работник получит на руки, необходимо ориентироваться на графу под названием «к выплате». В ней то как раз и указана окончательная цифра на каждого сотрудника.
Мнение эксперта
Роман Ефремов
Особенности зарплатной документации
Законодатель утверждает, что выдача заработной платы должна быть своевременной, носить прозрачный характер независимо от того, каким образом происходит выплата денежных средств (наличные, безналичные расчеты).
Начисление и выдача заработка отображается в соответствующих бухгалтерских записях. Все проводки по обозначенным операциям возможны исключительно на основании зарплатной ведомости. Это унифицированный первичный документ, имеющий несколько разновидностей:
- Т-53, расчётная ведомость, демонстрирующая расчёт ежемесячного заработка по каждому отдельному наёмному служащему;
- Т-49, платёжно-расчётный документ, отображающий данные относительно расчёта и выплаты денежного вознаграждения при осуществлении наличных расчётов;
- Т-51, платёжно-расчётная ведомость, использующаяся при безналичном расчёте с наёмными работниками.
Первичная документация
На предприятии выдача заработной платы работникам может проходить на основе платежной ведомости, при составлении которой за основу берется расчетная. Также есть возможность оформить выдачу денежных средств . Конечно же, для составления данной документации необходимо иметь первичные документы.
К ним следует отнести табель учета рабочего времени, благодаря которому можно четко проследить за количеством отработанных часов каждого сотрудника организации. Безусловно, на каждом предприятии есть система поощрения работников за успешно и качественно выполненную работу. Основным вознаграждением является премия. Для занесения в расчетную ведомость премиальных или прочих материальных денежных поступлений должна быть предоставлена внутренняя распорядительная документация руководителя организации, например, приказ. Это касается и удержаний денежных средств с заработной платы сотрудника. Все денежные поступления и удержания прописываются в расчетной ведомости в рублях и копейках.
Расчетная ведомость: заполнение и утверждение документа
Расчетная ведомость по заработной плате утверждена Постановлением Госкомстата по форме № Т-51, которая используется уже с 2004 года. Реквизиты в данном документе могут располагаться по-разному. Это напрямую зависит от вида деятельности организации и технологии обработки информации.
Составляет и оформляет расчетную ведомость бухгалтер предприятия, он же ее и подписывает. Данный документ не требует утверждения руководителем, так как по нему денежные средства работникам не выдаются.
Ведомость должна быть составлена как при выдаче заработной платы сотрудникам наличными, так и при оплате на карты банка. Составляется этот документ в одном экземпляре.
Бланк расчетной ведомости по зарплате
Итак, рассмотрим, как выглядит бланк расчетной ведомости и из чего он состоит. Документ имеет титульную сторону, где должны быть указаны следующие сведения:
- наименование предприятия;
- код предприятия;
- дата составления расчетной ведомости;
- общая сумма денежных средств, которые должны быть выданы работникам;
- расчетный период, по которому составлена данная ведомость.
На обороте титульного листа расчетной ведомости должен быть лист с таблицей. Когда предприятие достаточно крупное, то таких листов может быть несколько. В таком случае, все страницы должны быть пронумерованы, а общее их количество отмечено в ведомости в специальной графе.
Табличная часть расчетной ведомости
Как было сказано выше, расчетная ведомость имеет некую таблицу. Какие данные в нее входят? Таблица состоит из 18 граф, в которые должна вноситься следующая информация:
- порядковый номер;
- табельный номер сотрудника, который прослеживается по личной карточке;
- фамилия, имя, отчество работника;
- какую он занимает должность;
- размер его оклада и тарифная ставка;
- на основании табеля учета рабочего времени выставляется общее количество отработанных часов за отчетный период;
- если работник выходил на работу в праздники или выходные дни, то эти часы проставляются в отдельной графе;
- начисление повременной оплаты;
- начисление сдельной оплаты;
- иные виды начислений;
- указываются сведения, где прописана стоимость материальных и социальных благ;
- общая сумма начислений;
- всевозможные удержания денежных средств (алименты, взносы и прочее);
- налог на доходы;
- общая сумма удержаний;
- долг предприятия перед сотрудником за прошедший период;
- долг сотрудника перед предприятием за прошедший период;
- итоговая сумма к выплате.
Храниться расчетная ведомость должна в течение пяти лет, так как она относится к первичным учетным документам.
Платежная ведомость на выдачу зарплаты
Перед тем, как выплатить заработную плату сотрудникам предприятия, бухгалтер обязан составить платежную ведомость. Эта процедура касается и выплаты премий, аванса и прочего.
Что из себя представляет бланк платежной ведомости по зарплате? Данный документ заполняется по форме № Т-53, согласно Постановлению Государственного комитета статистики 2004 года. Документ распечатывается бухгалтером или заполняется в электронном виде. В платежной ведомости имеется таблица, которая включает в себя четыре-шесть столбцов и строк, число которых зависит от количества работников на предприятии. Образец легко можно найти в интернете.
Заполняем платежную ведомость
На титульном листе, так же как и в расчетной ведомости, указывается название предприятия или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и код организации. Также на титульнике должен быть указан срок действия данного документа. Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, платежная ведомость действительна в течение пяти дней с момента ее подписания руководителем. Здесь же необходимо проставить общую сумму денежных средств по данной ведомости. Должна быть поставлена дата составления документа и его порядковый номер.
Далее, рассмотрим заполнение таблицы в платежной ведомости. В первом столбике указывается порядковый номер. Во втором - табельный номер сотрудника. В третьем столбике - фамилия, имя и отчество работника. Сумма денежных средств на каждого работника указывается цифрами в четвертом столбике (в последней строке должна быть подбита общая сумма). В пятом - роспись работника. Шестой столбик предназначен для внесения документа, нужного для расчета через кассу. Если он не нужен, то его просто перечеркивают.
Подписывать платежную ведомость должен руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Закрываем платежную ведомость
По истечении пяти дней платежную ведомость необходимо закрыть. Это нужно сделать даже в том случае, если не все работники получили положенные им по ведомости денежные средства.
Кассир закрывает платежную ведомость следующим образом:
- если работник не получил денежные средства по какой-либо причине, напротив его инициалов пишется слово «депонировано»;
- затем подсчитываются общие суммы выплаченных и не выплаченных средств, которые выставляются на последнем листе;
- ставится подпись кассира;
- выписывается расходный кассовый ордер, где указанна сумма выданных денежных средств;
- номер ордера проставляется в ведомости.
Все платежные ведомости должны фиксироваться в Журнале регистрации платежных ведомостей
Мнение эксперта
Роман Ефремов
Стаж более 7 лет. Специализация: трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, уголовное право, общая теория права
Тонкости составления документации
Составление документа попадает под ответственность бухгалтера. Именно он отвечает за достоверность данных, указанных в ведомости, правильность её оформления.
После того, как все выплаты произведены, бухгалтер обязан подписать документ, подшить его и убрать на хранение. Ведомость представляет собой бумагу строгой отчетности, поэтому может стать предметом интереса со стороны уполномоченных государственных структур.
Законодатель выдвигает требование, по которому предприятие должно завести обособленный журнал учёта зарплатных ведомостей по форме Т-53а. Срок его действия – 12 месяцев, после чего документы подшиваются и передаются на архивное хранение.
Согласно действительным нормам, хранение осуществляется 5 лет. При этом законодатель выдвигает условие, при котором за обозначенный период уполномоченный чиновник обязан провести отчётную ревизию. Если этого не было сделано, период хранения вырастет до 75 лет.
Обязанность работодателя по хранению отчетной документации утверждена Письмом Минтруда №8389-ЮЛ от 27.11.2001 года. Если документ утерян, необходимо оформить приказ о созыве специальной комиссии для расследования, в которую обязательно включают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии и администрации.
Лица, ответственные за хранение будут обязаны написать объяснительные записки. После завершения следственных мероприятий составляется акт, в котором указывается причина утраты документа, ответственные лица, эффективные способы восстановления ведомости.
Получение копии состоит из нескольких действий:
- распечатка платежной ведомости с электронного носителя;
- проставление подписей должностных лиц;
- проставление подписей сотрудников, которые получили средства по ведомости.
Если заполнить все строки невозможно, их надлежит оставить пустыми, или указать формулировку «восстановить не удалось». На повторном документе обязательно должна стоять пометка «Дубликат».
